Kopie van je identiteitsbewijs gevraagd: wanneer mag dat wel en wanneer niet?

Waarom weigeren zo ongemakkelijk voelt

Je tekent een huurcontract in Galecop, of je staat aan de balie van een winkel in het centrum van Nieuwegein, en dan komt de vraag of ze je paspoort even mogen kopiëren. Weigeren voelt onbeleefd, en veel mensen denken dat het niet eens mag. Het is precies andersom, want de regels zijn juist streng over wie zo’n kopie mag maken.

Wie mag een volledige kopie maken?

Slechts enkele organisaties mogen om een kopie van je identiteitsbewijs vragen. Als voorbeelden noemt de Rijksoverheid overheidsinstanties, banken, notarissen, casino’s, levensverzekeraars en je werkgever. Wat aan dat rijtje opvalt, is hoe kort het is en hoe formeel de partijen zijn die erop staan. In de praktijk vragen ook andere organisaties om zo’n kopie, en aan die organisaties ben je niet verplicht er een te geven.

Die terughoudendheid heeft een reden. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens gelden er strenge regels voor wat organisaties met het identiteitsbewijs van mensen mogen doen, omdat zo’n document verschillende persoonsgegevens bevat waarmee ze extra voorzichtig moeten zijn. Organisaties mogen daarom niet zomaar een kopie, scan of foto van iemands identiteitsbewijs vragen of maken. Wie zo’n bestand eenmaal heeft gemaild, heeft geen zicht meer op waar het blijft.

Een bank, een notaris en een levensverzekeraar hebben gemeen dat de relatie begint met een formele inschrijving en niet met een losse vraag aan de balie. Datzelfde rijtje noemt direct na de notaris ook casino’s, en die staan er om dezelfde reden op: een account gaat pas open nadat is vastgesteld wie je bent. Dat geldt net zo goed op het scherm, want kaart- en tafelspel wordt tegenwoordig ook vanuit huis gespeeld, via het Nederlandse online casino. Ook zo’n organisatie mag daarbij alleen vastleggen wat zij nodig heeft om je identiteit vast te stellen.

Afschermen wat de organisatie niet nodig heeft

Buiten dat rijtje hoef je een kopie niet af te staan, maar wie hem toch geeft, valt onder een andere regel. Andere bedrijven, en een telecombedrijf is het voorbeeld dat de Rijksoverheid zelf gebruikt, mogen je legitimatiebewijs kopiëren of scannen, maar moeten daarbij zelf de pasfoto en het burgerservicenummer afschermen. In de winkel kost het weinig moeite om vóór de scan te vragen hoe die gegevens worden afgeschermd, want achteraf een bestand laten verwijderen is een stuk lastiger.

Er is nog een derde categorie, en die vraagt minder van je. Sommige organisaties, bijvoorbeeld scholen en zorgverleners, zijn wettelijk verplicht een aantal gegevens van je identiteitsbewijs over te nemen, en juist daarom hoef je het document of een kopie ervan niet af te geven. Het soort legitimatiebewijs en het nummer laten opschrijven is genoeg. Wie dat weet, hoeft aan de balie van de school of de praktijk niet toe te staan dat iemand het document met een telefoon fotografeert.

Waarom weegt de ene controle zwaarder dan de andere?

Wat een organisatie mag zien, hangt af van wat zij moet vaststellen. Bij je eigen bank draait het om echtheid: daar mag je juist niets afschermen en geen watermerk aanbrengen, anders kan de bank niet controleren of het document echt is. Elders dient de controle een ander doel. Voor verantwoord spelen bestaat een eigen route: je kunt volgens de Kansspelautoriteit vrijwillig een gokstop nemen met Cruks, het Centraal register uitsluiting kansspelen, en dan minimaal zes maanden lang niet meer terecht bij legale Nederlandse aanbieders. Cruks werkt met een registratie van mensen die zo’n gokstop hebben genomen, waardoor identificatie onderdeel van dat proces is. Vaststellen wie iemand is, is dus iets anders dan een kopie bewaren.

De grens die een uitspraak heeft getrokken

Deze regels zijn geen vrijblijvend advies. Een uitgeverij vroeg mensen standaard om een kopie van hun identiteitsbewijs wanneer zij buiten de inlogomgeving om inzage of wissing van hun gegevens vroegen, zonder eerst te beoordelen of het ook minder ingrijpend kon. In januari 2022 legde de Autoriteit Persoonsgegevens daarvoor een boete van 525.000 euro op. De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, de hoogste bestuursrechter, matigde die boete op 24 september 2025 met 50 procent en stelde het bedrag vast op 262.500 euro.

De vraag die je zelf kunt stellen

De volgende keer dat iemand om je paspoort vraagt, helpt een vraag verder: op welke wettelijke grondslag rust dit verzoek? Ook voor een verhuurder of een bureau voor professioneel vastgoedbeheer geldt de regel dat een organisatie niet zomaar een kopie mag vragen of maken. Het doel en de wettelijke grondslag van het verzoek blijven bepalend. Maakt een bedrijf buiten het rijtje van de Rijksoverheid er toch een, dan horen pasfoto en burgerservicenummer afgeschermd te worden. Bij een school of een zorgverlener volstaat het soort document met het nummer, en bij je eigen bank laat je juist alles staan, omdat die de echtheid moet kunnen zien.